招展活動(dòng)是展覽組織工作中的核心內(nèi)容，展覽組織機(jī)構(gòu)科學(xué)地規(guī)劃招展活動(dòng)的進(jìn)度控制，有效開展展覽營銷，在招展過程中嚴(yán)格按招展計(jì)劃實(shí)施進(jìn)度控制，運(yùn)用展覽招展進(jìn)度管理中的監(jiān)控方法，對(duì)招展活動(dòng)過程中可能發(fā)生的緊急和不測(cè)事件進(jìn)行防備性的準(zhǔn)備和安排，并建立相應(yīng)的應(yīng)急機(jī)制，這將為勝利完成招展活動(dòng)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。我國展覽組織機(jī)構(gòu)在招展管理方面還有更多的提升空間，通過良好的招展管理，達(dá)到提升招展品質(zhì)的目標(biāo)。

加強(qiáng)招展管理工作一般是從招展的時(shí)間與進(jìn)度管理及危機(jī)處理三個(gè)方面著手，盡量建立科學(xué)合理的體制與機(jī)制來保障招展工作的順利進(jìn)行。

一、展覽招展工作的時(shí)間性

招展是展覽籌備的一項(xiàng)極其重要的工作，確保在展覽開幕前完成展覽的各項(xiàng)招展任務(wù)，是保證展覽按期舉行的重要前提條件。因此，加強(qiáng)對(duì)招展進(jìn)行時(shí)間管理，是確保展覽招展效率的有效手段。招展時(shí)間管理的內(nèi)容就是要求展覽招展的起動(dòng)時(shí)間安排要合理，招展時(shí)間安排要充足，招展進(jìn)度要密切監(jiān)控，重點(diǎn)招展時(shí)機(jī)要有效把握。

圓滿地完成招展任務(wù)，招展工作就必須符合滿足時(shí)間性要求。招展工作的時(shí)間性要求：

1.規(guī)劃符合參展產(chǎn)品、產(chǎn)銷期特點(diǎn)的展期

不同行業(yè)的產(chǎn)品都有其最佳銷售時(shí)間的特點(diǎn)，買方市場(chǎng)也有所謂的銷售“旺季”與“淡季”之分。因此，要做好提高參展商的熱情與買家邀請(qǐng)服務(wù)，就必須充分考慮相對(duì)集中和固定產(chǎn)銷時(shí)間來規(guī)劃展期。展覽的展期時(shí)間原則上要與展覽題材所在行業(yè)產(chǎn)品與產(chǎn)銷時(shí)間的特點(diǎn)相適應(yīng)，從而達(dá)到調(diào)動(dòng)企業(yè)參展的積極性，為招展工作的順利進(jìn)行創(chuàng)造良好條件。

2.安排合理的招展啟動(dòng)時(shí)間

參展商對(duì)年度營銷、產(chǎn)品推廣和企業(yè)形象廣告都有具體的安排時(shí)間規(guī)劃，充分研究行業(yè)營銷工作的特點(diǎn)，科學(xué)地將招展啟動(dòng)時(shí)間安排與參展商的營銷時(shí)間規(guī)劃相吻合，就有可能使展覽進(jìn)入目標(biāo)參展商的視野，參展企業(yè)在制定營銷計(jì)劃時(shí)統(tǒng)籌規(guī)劃參展計(jì)劃，方便目標(biāo)參展商在不增加年度營銷預(yù)算的情況下做出參展的決策。

3.預(yù)留充裕的招展時(shí)間

成功的招展時(shí)間策劃，要充分考慮目標(biāo)參展商對(duì)參展時(shí)間的要求，為展覽招展預(yù)留充足的時(shí)間。因?yàn)槟繕?biāo)參展商從獲得展覽舉辦的消息到逐步認(rèn)識(shí)展覽所有信息并最終確定參展需要時(shí)間過程。舉辦多屆的展覽，如一年春秋兩屆的廣交會(huì)，招展時(shí)間相對(duì)會(huì)較短。既便是品牌展覽，展覽的招展工作也不能拖延，否則，招展的有限時(shí)間資源將會(huì)耗盡，招展任務(wù)難以如期完成。為贏得盡可能多的招展時(shí)間，多數(shù)的展覽組織機(jī)構(gòu)利用展覽展期就開始了下屆展覽的招展工作，如在展覽現(xiàn)場(chǎng)設(shè)立“招展辦”，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)招展并在相關(guān)的網(wǎng)站上發(fā)布下屆展覽的招展信息。

4.把握重點(diǎn)招展時(shí)間

新的展覽項(xiàng)目，因目標(biāo)參展商對(duì)展覽的認(rèn)知有限，展覽需通過大量的宣傳推廣活動(dòng)才會(huì)提升目標(biāo)參展商對(duì)其的認(rèn)知，展覽招展的效果才會(huì)有所起色。因此，新展覽的“招展黃金時(shí)間”通常會(huì)在展覽招展工作的中后期。例如，展期安排在11月份，重點(diǎn)招展時(shí)間會(huì)在7-9月份這一時(shí)間段，這個(gè)時(shí)間段對(duì)展覽招展而言最為關(guān)鍵，簽約最多，客戶響應(yīng)程度最高。如未能利用好這一有效的時(shí)間段招展，對(duì)展覽如期舉行將構(gòu)成很大威脅。對(duì)成功舉辦多屆的展覽而言，有兩段重點(diǎn)招展時(shí)間：1.展覽招展的中后期；2.展覽現(xiàn)場(chǎng)招展期。展覽現(xiàn)場(chǎng)招展由于目標(biāo)參展商密集程度高，招展成本低，效率與效果都非常好，品牌展覽利用展覽現(xiàn)場(chǎng)往往能成功為下屆展覽完成50%以上的招展任務(wù)。

5.密切監(jiān)控展覽的招展進(jìn)度

展覽招展工作啟動(dòng)，負(fù)責(zé)展覽營銷的相關(guān)人員就需密切監(jiān)控展覽的招展進(jìn)度，及時(shí)了解在招展過程中出現(xiàn)的各種信息與目標(biāo)參展商反饋的需求情況，針對(duì)展覽市場(chǎng)環(huán)境與變化迅速應(yīng)對(duì)，及時(shí)動(dòng)態(tài)地調(diào)整招展策略，調(diào)控不同時(shí)間段的重點(diǎn)招展任務(wù)與戰(zhàn)術(shù)，從而在整體上有效把握招展進(jìn)度。

二、制定招展計(jì)劃書

招展的基礎(chǔ)工作就是要?jiǎng)?chuàng)建科學(xué)的當(dāng)前及潛在客戶的數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)入專業(yè)的客戶管理軟件實(shí)施招展進(jìn)度的有效管理，打好與目標(biāo)參展商間的良性互動(dòng)基礎(chǔ)。招展的成功與否，在一定程度上還取決于如何制定科學(xué)的招展計(jì)劃，即一份目標(biāo)明確且可量化的營銷方案，對(duì)招展工作的時(shí)間安排與進(jìn)度進(jìn)行量化，以便在展覽營銷實(shí)施過程中可以分階段性地進(jìn)行評(píng)估，招展如何取得成效，招展進(jìn)度如何進(jìn)行調(diào)控，都應(yīng)在招展計(jì)劃中具體提出相應(yīng)策略與戰(zhàn)術(shù)。

在執(zhí)行招展的過程中，負(fù)責(zé)招展工作的管理者往往會(huì)對(duì)招展?fàn)I銷策略產(chǎn)生不同的理解。在展覽組織工作實(shí)踐中，展覽營銷經(jīng)理與營銷人員會(huì)從不同角度將招展計(jì)劃作為營銷工作的指南，機(jī)械地實(shí)施招展步驟，從而忽略了動(dòng)態(tài)調(diào)整。而有經(jīng)驗(yàn)的營銷團(tuán)隊(duì)則將招展計(jì)劃作為基礎(chǔ)教材，在招展計(jì)劃中有機(jī)地發(fā)揮展覽營銷過程中的靈活性，有效把握招展計(jì)劃的游戲規(guī)則，動(dòng)態(tài)地與營銷戰(zhàn)術(shù)和展覽的整體戰(zhàn)略相結(jié)合，從而獲得最佳的營銷業(yè)績。因此，在制定招展計(jì)劃時(shí)，展覽營銷團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)充分明確與招展相關(guān)的核心內(nèi)容與工作目標(biāo)：

1.如何同目標(biāo)參展商建立更穩(wěn)固的互動(dòng)關(guān)系？

2.招展計(jì)劃如何更清楚地體現(xiàn)展覽的目的？實(shí)現(xiàn)招展目標(biāo)的同時(shí)，還需實(shí)現(xiàn)

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