傳真具有快速、安全、直觀的特點，也被廣泛應(yīng)用在展覽營銷中。它和招展函的其他發(fā)送方法具有同樣的宣傳效果，而且傳遞時間更短、速度更快。

要利用傳真營銷取得良好的業(yè)績關(guān)鍵在于是否能夠確定目標(biāo)客戶的傳真號碼，而且在傳真前需與目標(biāo)客戶有過初步或一定程度的溝通。確定目標(biāo)客戶的傳真號碼后，就可以向他們發(fā)送具有針對性及參考價值的與展覽信息相關(guān)的材料，成功概率一般很高，投入產(chǎn)出比也很高。在發(fā)送傳真時一般要注意以下步驟：

一、傳真的基本內(nèi)容

1.使用專用的紙張，紙張上要標(biāo)有展覽組織機構(gòu)的名稱、營銷人員姓名、地址與電話號碼。傳真所使用的專用紙張應(yīng)顯示出展覽組織機構(gòu)的檔次與職業(yè)風(fēng)范。

2.需確認(rèn)目標(biāo)客戶的姓名、職務(wù)以及參展企業(yè)名稱的正確拼寫。

3.也可使用固定格式傳真，在使用稱謂時需特別注意要有的放矢，因為在有些目標(biāo)參展企業(yè)或公司對此非常敏感（如目標(biāo)參展商對參展具有定向的選擇）。

4.起草正文。正文應(yīng)針對某個特定的目標(biāo)客戶，應(yīng)向目標(biāo)客戶介紹展覽組織機構(gòu)、展覽項目與營銷人員的基本情況，以及展覽的內(nèi)容和所提供的各種服務(wù)項目情況。

5.正文要使用正式的書面語言，文字要簡潔、語義明確，同時需營造雙方間的融洽氛圍，使目標(biāo)客戶感到熱情洋溢和令人振奮。

6.確保在正文上有展覽組織機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)辦營銷人員姓名的簽字并簽署日期。

二、傳真正文的寫作要求

1.有效的傳真正文應(yīng)當(dāng)易于閱讀，且要簡潔，有四至五個簡短的段落就足夠了。

2.盡量將傳真正文的長度控制在一頁之內(nèi)。如果不得已要用兩頁，確保發(fā)送人的姓名出現(xiàn)在第二頁上。

3.正文第一段應(yīng)該能夠引起目標(biāo)客戶對展覽組織機構(gòu)與展覽項目的興趣，并激發(fā)目標(biāo)客戶的熱情。

4.正文第二段需介紹展覽項目的一些組織情況與展覽價值，滿足目標(biāo)客戶對展覽項目了解的基本需求，如展覽的歷史、品牌、主辦機構(gòu)、規(guī)模與發(fā)展?fàn)顩r等。

5.正文第三段應(yīng)表明展覽項目所取得的突出成就、榮譽、參展商與貿(mào)易觀眾的組成情況，直接有力地支持第二段內(nèi)容。如果可能的話，盡量以數(shù)字量化這些成就。

6.正文第四段需介紹展覽營銷的內(nèi)容，告訴目標(biāo)客戶如何申請參展，可查詢的相關(guān)展覽項目網(wǎng)站、展覽營銷部門的聯(lián)絡(luò)人與聯(lián)絡(luò)方式等。

7.正文第五段應(yīng)非常簡短，結(jié)束傳真并表示感謝。

8.使用敬語結(jié)束正文并標(biāo)明所附招展函或其他附件的名稱。

9.確保簽署發(fā)送人姓名和發(fā)送日期。

三、傳真正文寫作時需避免的錯誤

1.確保正文有職業(yè)風(fēng)范。

2.確保正文中不出現(xiàn)錯字、別字，拼寫、打印和語法錯誤。

3.確保正文簡短達意，不要雜亂無章，言之無物。

4.在正文中應(yīng)回避出現(xiàn)負(fù)面和相互矛盾的話題，相關(guān)信息要認(rèn)真核實。

5.不要說謊或者夸大其辭，對展覽項目與服務(wù)等的描述要做到客觀真實。

6.切忌濫用代詞“我”，應(yīng)以展覽組織機構(gòu)或展覽項目組的身份來與目標(biāo)客戶進行溝通。目標(biāo)客戶愿意接受來自具有權(quán)威性的信息或感受被重視的感覺。

寫好傳真正文，將有關(guān)招展資料，如招展函、展覽展位平面圖或其他目標(biāo)客戶提出的資料一起發(fā)送，但需在傳真的首頁上標(biāo)明總頁數(shù)與當(dāng)前頁號，以便使目標(biāo)客戶確認(rèn)是否完整地獲得這份傳真的所有資料。

四、群發(fā)傳真

隨著電子技術(shù)的成熟與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，群發(fā)傳真是在傳真基礎(chǔ)上發(fā)展起來的另一種用于展覽營銷推廣的創(chuàng)新技術(shù)，具有先進、智能、快速、簡潔的特點。已逐步發(fā)展成展覽組織機構(gòu)與目標(biāo)參展商或往屆參展商信息交流的有效手段。根據(jù)經(jīng)驗表明，群發(fā)傳真對于在展覽臨界截止期限時的報名促銷尤其有效。在成本方面，群發(fā)傳真也較直郵低廉許多。

群發(fā)傳真是由電腦執(zhí)行的一項傳真功能，通過在電腦操作系統(tǒng)上安裝傳真收發(fā)軟件，實現(xiàn)用電腦向其他傳真機發(fā)傳真、自動接收傳真、群發(fā)傳真、轉(zhuǎn)發(fā)新接收到的傳真到電子郵件、定時發(fā)送傳真、IP電話發(fā)送傳真等多種功能。能夠為展覽組織機構(gòu)節(jié)省辦公費用，同時能夠有效地為展覽營銷活動發(fā)送傳真廣告。目前群發(fā)傳真軟件有三種形式可以獲得：

1.電腦操作系統(tǒng)已捆綁了此類軟件（如Windows XP系統(tǒng)本身附帶此項功能）；

2.軟件開發(fā)商在網(wǎng)上所提供不同下載方式的群發(fā)傳真軟件；

3.會展管理系統(tǒng)中所自帶的群發(fā)傳真軟件（如：西安遠(yuǎn)華開發(fā)的3W Show會展管理軟件就帶有此項功能）。

群發(fā)傳真軟件具有系統(tǒng)設(shè)定、數(shù)據(jù)管理、文檔管理等多項功能，能及時導(dǎo)入電腦系統(tǒng)中的各項文檔，并精確地將營銷人員擬好的材料按軟件設(shè)定的方式自動發(fā)送到目標(biāo)客戶手中，具有全天候、不需值守、無紙辦公、精確記錄、資源共享等優(yōu)點：

群發(fā)傳真的應(yīng)用文檔格式與普通傳真基本相同，需有正文與附件，營銷人員只需將普通傳真電子化就行。但與電子郵件類似，有些國家與地區(qū)對此種推廣方式具有法律的限制（如美國、歐盟等），因此，對這些國家與地區(qū)進行群發(fā)傳真時須遵守如下規(guī)則：

？必須在傳真中注明展覽組織者身份或以正式    

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